Pressemappe als Chance

Die perfekte Pressemappe erstellen

Ein wichtiges Aushängeschild für Ihr Unternehmen

In einer Pressemappe sind alle wichtigen Informationen zu Ihrem Unternehmen kompakt zusammengefasst. Sie ist somit das Aushängeschild einer Firma und präsentiert deren Ziele und Besonderheiten. Mit einer Pressemappe können Sie Journalisten überzeugen und zu positiver Berichterstattung anregen. 

In diesem Beitrag erfahren Sie, worauf es bei der perfekten Pressemappe ankommt. 

Was ist eine Pressemappe?

Eine Pressemappe enthält eine Sammlung unternehmensrelevanter Unterlagen, die Außenstehenden das Unternehmen und seine Aktivitäten präsentiert. Wie der Name dabei nahelegt, ist das primäre Ziel die Vorstellung gegenüber Pressevertretern – mit der Absicht, eine positive Erwähnung in einem angesprochenen Medium zu erreichen. Auch wenn hierauf das Hauptaugenmerk liegen sollte, eignet sich eine Pressemappe auch zur Präsentation gegenüber anderen Interessenten wie Kunden, potentiellen Geschäftspartnern oder Investoren. Die Grenzen zwischen einer Pressemappe und einer Imagebroschüre sind gerade bei kleinen Unternehmen nicht immer scharf gezogen. 

Was gehört in eine elektronische Pressemappe?

Insbesondere dann, wenn eine Pressemappe bestimmungsgemäß zur Unterstützung der Pressearbeit dienen soll, ist es ratsam, sich an einige Grundregeln zu halten, wie eine Pressemappe aufgebaut sein sollte und was sie dringend beinhalten muss. Muster von Pressemappen oder Pressemappen-Vorlagen können hier genutzt werden, um die Anfertigung der empfehlenswerten Bausteine zu erleichtern.

Beispiel: Eine professionelle Pressemappe besteht aus:

  • Inhaltsverzeichnis: Gerade Pressevertreter wie Journalisten sind darauf angewiesen, in kürzester Zeit relevante und interessante Informationen herauszufiltern. Es ist also durchaus ratsam, einem angesprochenen Pressevertreter im eigenen Interesse die Arbeit so einfach wie möglich zu machen. Dies gelingt im Falle einer Pressemappe mithilfe eines übersichtlichen Inhaltsverzeichnisses. So wird auf einen Blick ersichtlich, welche Informationen vorliegen und wo welche Angaben zu finden sind.
  • Pressemitteilung(en): Im Bereich der aktiven Pressearbeit ist die Pressemappe gewissermaßen Begleitmaterial zur eigentlichen Information – der Pressemitteilung oder PR-Story. Diese enthält aktuelle Informationen zu Unternehmensthemen, die einen angesprochenen Pressevertreter zu einer Veröffentlichung motivieren sollen. Neben der aktuellen Story können auch ein bis zwei ältere Pressemitteilungen in chronologischer Reihenfolge beigelegt werden. Diese bieten einen Einblick in die Aktivitäten des Unternehmens.
  • Unternehmensinformationen: Eine gute Pressemappe liefert zudem alle relevanten Informationen zum Unternehmen. Dazu zählen neben aktuellen und vollständigen Kontaktdaten eine Beschreibung des Unternehmens, seiner Ziele, der Geschäftsidee, der Firmenphilosophie und der Firmengeschichte. Auch wichtige Persönlichkeiten im Unternehmen können hier Erwähnung finden. Informationen zu Produkten oder Dienstleistungen sowie allgemeine Angaben zur Branche sollten ebenfalls nicht fehlen.
  • Bildmaterial: Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte. Diese simple Wahrheit gilt auch im digitalen Zeitalter. Ansprechendes und qualitativ hochwertiges Bildmaterial weckt die Aufmerksamkeit der Leser und wird deshalb von Redakteuren sehr geschätzt. Hierbei kann es sich um Aufnahmen von Firmeneinrichtungen, Produkten oder auch wichtigen Personen im Unternehmen handeln. Für alle Bilder sollten die Rechte nachweisbar beim Unternehmen liegen. Ebenfalls sollte die Freigabe zur kostenlosen Veröffentlichung eindeutig vermerkt sein. Alternativ oder zusätzlich können die Unterlagen auf einen Internet-Link verweisen, der einen Download der Bilder ermöglicht.
  • Zusätzliche unternehmensrelevante Informationen: Zu den bisher genannten Materialien, die eine erfolgreiche Pressemappe ausmachen, können weitere Unterlagen, welche für einen Redakteur oder andere Interessierte einen erkennbaren Mehrwert darstellen, hinzugefügt werden. Sinnvoll sind zum Beispiel Zitate wichtiger Firmenrepräsentanten oder ganze Interviews, die zur Veröffentlichung ganz oder in Teilen übernommen werden können. Auch aussagekräftige Info-Grafiken zum Unternehmen, zur Branche und zum Markt runden eine Pressemappe professionell ab.

Viel hilft viel oder weniger ist mehr?

Eine professionelle Pressemappe ermöglicht einen guten Einblick in das Unternehmen. Sie sollte den Empfänger niemals mit einer Flut an Informationen erschlagen und so abschrecken. Sie soll Interesse wecken und naheliegende Fragen möglichst umfassend und für den Branchenfremden leicht verständlich beantworten. Eine Informationstiefe, die für Fachleute interessant sein mag, überfordert die meisten Außenstehenden – zu wenige, zu schwammige oder veraltete Informationen wiederum verhindern, dass Journalisten über das Unternehmen schreiben. Hier muss ein guter Mittelweg gefunden werden.

 Es versteht sich von selbst, dass alle enthaltenen Informationen regelmäßig auf Aktualität geprüft werden. Nichts ist ärgerlicher als ein erfolgreicher Pressekontakt, der nicht zustande kommt, weil die Pressemappe zum Beispiel eine veraltete Kontaktadresse enthält.

Die formelle Gestaltung

Die klassische Pressemappe besteht aus qualitativ hochwertigem Papier. Heutzutage ist aber vor allem eine hochwertig designte elektronische Pressemappe wichtig. Halten Sie sich hierbei an Ihr Corporate Design und versuchen Sie, Lust auf Ihr Unternehmen zu machen. Denken Sie daran, dass Journalisten auch Menschen sind und sich nicht durch schnöde Aktenberge wühlen wollen. Achten Sie auf die Dateigröße Ihrer Pressemappe, denn immerhin muss diese auf elektronischem Wege verschickt werden. Gerade bei Bildern und Videos sollten Sie deshalb auf das Format achten. 

Zusammenfassung

Zum einen ersparen Pressemappen dem Presseverantwortlichen auf lange Sicht betrachtet viel Arbeit. Zum anderen ermöglichen sie es einem Unternehmen, seine Ziele und Besonderheiten professionell zu präsentieren. Eine professionelle Pressemappe besteht aus einem Inhaltsverzeichnis, aus Pressemitteilungen, Unternehmensinformationen und Bildmaterial. Schwammige oder veraltete Informationen haben nichts zu suchen, weshalb die Pressemappe ständig aktualisiert werden muss.

Im Artikel In 7 Schritten zum erfolgreichen PR-Konzept finden Sie weiterführende Informationen zu einer PR-Arbeit am Puls der Zeit. 

Magdalena Lürwer

Über die Autorin

Magdalena Lürwer hat, als Head of Marketing bei der UNN, stets den Überblick über alle Themenbereiche in diesem Umfeld. Sie ist die Expertin für Marketing, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit sowie Advertising- und Social-Media-Strategien.

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Head of Marketing

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