Corona hat die Wirtschaft in weiten Teilen von heute auf morgen komplett aus gewohnten Bahnen geworfen. Das gilt für alle Unternehmensbereiche und so natürlich auch für Unternehmenskommunikation, Presse- und Öffentlichkeitsarbeit. Diese Erkenntnis wiegt hier besonders schwer, da Presse- und Öffentlichkeitsarbeit in wesentlichen Bereichen von direkter Kommunikation lebt. Strenge Kontaktbeschränkungen stehen nicht nur Unternehmens-Events, wie zum Beispiel einem Tag der offenen Tür, einer Produktpräsentation oder einer Jubiläumsfeier, im Wege und beschränken so die Möglichkeiten, Anlässe für aktive Pressearbeit zu schaffen, sie verhindern auch die persönliche Kontaktpflege und den Austausch mit Medienvertretern. Pressearbeit im 21. Jahrhundert nutzt zwar gezielt die digitale Kommunikation und auch aus dem Homeoffice sind Medienvertreter per Mail und telefonisch zu erreichen, für eine langfristig erfolgreiche Kommunikationsstrategie sind regelmäßige persönliche Kontakte jedoch unverzichtbar.
Zwei Formate, die sich in der professionellen Pressearbeit besonderer Beliebtheit und Bedeutung erfreuen, sind die Pressekonferenz und das Pressegespräch. Die klassische Pressekonferenz dient vorrangig dazu, wichtige Informationen aus dem Unternehmen, in einem angemessenen, professionellen Rahmen, an eine größere Zahl ausgewählter Medienvertreter zu kommunizieren und damit eine Basis für eine breit gestreute Berichterstattung zu schaffen. Das Pressegespräch bietet dagegen einen weniger formellen Rahmen, um Themen ausführlicher mit einzelnen Medienvertretern zu besprechen, um so eine Berichterstattung gezielt zu steuern, Experten zu positionieren und allgemein eine möglichst enge Beziehung zu Medienvertretern aufzubauen.
Auch Pressekonferenzen und Pressegespräche konnten durch Corona über Wochen nicht oder zumindest nicht in gewohnter Art und Weise stattfinden. Gerade für Unternehmen, die in dieser Phase versuchen mussten, den Kontakt zur Öffentlichkeit aufrecht zu erhalten, bedeutete dies eine extreme Einschränkung. Die Hände in den Schoss zu legen und abzuwarten, dass normale Zustände zurückkehren, ist für die Unternehmenskommunikation in solchen Fällen keine Option. Gleichzeitig können Telefon und E-Mail den direkten Kontakt im Rahmen einer PK oder eines Pressegesprächs nicht adäquat ersetzen. Deshalb gilt es, gegebenenfalls neue und bisher ungewohnte Wege zu gehen und gezielt die technischen Möglichkeiten der digitalen Kommunikation zu nutzen.
Die Web-Pressekonferenz Bits und Bytes statt Kaffee und Häppchen
Um beurteilen zu können, ob sich eine Pressekonferenz als Präsenzveranstaltung adäquat auch virtuell durchführen lässt, wollen wir erst einmal den Aufbau und Ablauf einer „echten“ PK etwas genauer unter die Lupe nehmen.
Eine Pressekonferenz wird, soweit möglich, längerfristig geplant und vorbereitet. Relevante Medienvertreter werden eingeladen und gebeten, sich bis zu einem Stichtag zu akkreditieren. Nur so ist es möglich, zu beurteilen, ob die Durchführung anhand der Teilnehmerzahlen gerechtfertigt ist.
Als Veranstaltungsort dienen geeignete Räumlichkeiten im Unternehmen oder, falls diese nicht bereitgestellt werden können, Konferenzräume in Hotels oder anderen Tagungseinrichtungen.
Neben der erforderlichen Einrichtung der gewählten Räumlichkeiten, meist in Gestalt eines Podiums und eines bestuhlten Auditoriums, ist vor allen Dingen die Technik ein wichtiger Aspekt. Einerseits müssen Referenten und Unternehmensvertreter für die anwesenden Medienvertreter gut sicht- und hörbar sein, andererseits sollten den anwesenden Journalisten technische Grundvoraussetzungen geschaffen sein, um ihnen die Arbeit so weit wie möglich zu vereinfachen. Dies gilt vor allen Dingen dann, wenn Filmaufnahmen geplant sind.
Grundsätzlich gilt, dass die Pressekonferenz zu den Königsdisziplinen der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit gehört und nicht auf die leichte Schulter genommen werden sollte. Im Zweifelsfall ist es immer besser, hier professionelle Unterstützung mit ins Boot zu holen. Die Summe der scheinbar unbedeutenden Kleinigkeiten, die für einen reibungslosen Ablauf bedacht werden sollten, ist so groß, dass der Unerfahrene hier schnell am Tag der eigentlichen Veranstaltung sein sprichwörtliches Blaues Wunder erlebt.
Die eigentliche Pressekonferenz folgt einem bewährten Ablaufschema:
- Begrüßung der Teilnehmer
- Anmoderation
- Vorstellung der Referenten / des Podiums
- Vortrag der Referenten / Statements
- Zusammenfassung
- Fragerunde
Dieser Ablauf lässt sich ohne maßgebliche Einschränkungen auch virtuell abbilden. Hierzu eignen sich eine Vielzahl unterschiedlicher Tools, die sowohl kostenpflichtig als auch kostenfrei angeboten werden.
- Adobe Connect Meetings
- BlueJeans
- Cisco WebEx
- Microsoft Skype / Teams
sind nur einige wenige der zahlreich verfügbaren Webkonferenz-Lösungen. Welche im Einzelfall geeignet ist, ist nicht nur eine Frage des Budgets, sondern auch der geplanten Teilnehmerzahl, der Anforderungen an den Datenschutz und dem grundsätzlichen Aufbau der geplanten Web-Pressekonferenz.
Eine Web-Pressekonferenz kann zum Beispiel auf geladene Teilnehmer beschränkt oder über einen frei zugänglichen Link öffentlich abgehalten werden.
Neben der erforderlichen Software bzw. der Registrierung bei einem Online-Anbieter, der die erforderliche Online-Infrastruktur zur Verfügung stellt, muss die Pressekonferenz natürlich aufgezeichnet, bzw. Bild und Ton gestreamt werden. Hierfür ist entsprechend professionelles Equipment erforderlich, das ebenfalls von verschiedenen lokalen Dienstleistern zur Miete angeboten wird und entsprechend nicht zwingend angeschafft werden muss.
Alternativ ist es natürlich auch möglich, eine Pressekonferenz aufzuzeichnen und zu einem frei gewählten Zeitpunkt oder auch längerfristig bzw. dauerhaft online, zum Beispiel auf der Unternehmenswebsite, zum Download bzw. Stream zur Verfügung zu stellen. Hierbei ergibt sich jedoch eine Einschränkung im oben genannten Standard-Ablauf einer PK: die Fragerunde ist nicht live möglich. In diesem Fall kann entweder ein fester Termin genannt werden, zu dem die Teilnehmer der Pressekonferenz für Fragen, zum Beispiel in einem einfachen Online-Chat, zur Verfügung stehen oder aber Fragen müssen eingesandt und separat beantwortet werden, was sicherlich die schlechteste aller Möglichkeiten ist. Bei einer live durchgeführten Web-Pressekonferenz bieten die genannten Programme überwiegend die Möglichkeit, Fragen über eine Chatfunktion direkt im Anschluss zu stellen. Diese können dann gegebenenfalls sogar live im Videostream, vom noch anwesenden Podium beantwortet werden.
Eine Aufzeichnung der Pressekonferenz ist mit der entsprechenden Software in der Regel problemlos möglich, so kann das Video-Material auf Wunsch den Teilnehmern zur Verfügung gestellt werden.
Virtuelle Pressegespräche – getrennt und doch zusammen
Pressegespräche sind ein wichtiges Element der Pressearbeit. Sie bieten Gelegenheit, sich mit einzelnen oder einer kleinen Gruppe ausgewählter Medienvertreter zu treffen, ungezwungen auszutauschen und so gezielt Informationen zu kommunizieren. Vor allem sind sie aber Teil der Kontaktpflege. Sich mit einem Medienvertreter im eigenen Unternehmen zu treffen, ihm vielleicht ein neues Produkt vorab vorzustellen und gemeinsam zu erörtern, welche Möglichkeiten bestehen, in beiderseitigem Interesse zusammenzuarbeiten, schafft vertrauen und ist effizienter als jede Presseaussendung sein kann.
Pressegespräche sind auch bei Journalisten gefragt. Sie bieten nicht nur Gelegenheit, Insiderinformationen zu erhalten und so Material für eine gelungene Berichterstattung zu sammeln, sie bieten auch die Möglichkeit, aus den gewohnten Redaktionsräumen herauszukommen, was bei vielen Fachredakteuren nicht allzu oft möglich ist. Stimmt dann auch noch der Rahmen des Pressegesprächs, wird vielleicht eine besondere Location gewählt, sind am Ende des Tages alle Beteiligten meist zufrieden mit dem Erreichten.
Auch solche Treffen sind während Corona kaum möglich. Und auch hier finden sich Alternativen im virtuellen Raum.
Natürlich eignet sich auch der Griff zum Telefonhörer, um Kontakte aufrecht zu halten und Informationen auszutauschen, hierbei fehlt aber nicht nur die visuelle Komponente. Mit der geeigneten Software bzw. einem entsprechenden Anbieter von Online-Diensten, können Online-Videochats organisiert und durchgeführt werden, die einerseits einen persönlicheren Charakter wahren, andererseits eine Vielzahl an Möglichkeiten bieten, Informationen auszutauschen. So können Dienste, wie die bereits genannten, genutzt werden, um via Shared-Desktop-Funktion zum Beispiel Präsentationen abzuspielen und so Produkte vorzuführen. Gleichzeitig stehen Unternehmensvertreter im Gruppen-Chat für Fragen der Medienvertreter persönlich, von Angesicht zu Angesicht, Rede und Antwort.
Fazit
Besondere Umstände erfordern besondere Lösungen. Die Web-Pressekonferenz und das virtuelle Pressegespräch sind solche besonderen Lösungen. Sie können und sollen die echte Pressekonferenz und vor allen Dingen den persönlichen Kontakt zu Medienvertretern im Pressegespräch nicht vollständig ersetzen, bieten jedoch einen Ersatz, in Zeiten in denen diese nicht realisierbar sind.
Eine Chance, sich auch in einer normalisierten Zukunft dauerhaft zu etablieren, hat vor allen Dingen die Online-Pressekonferenz. Sie kann die Präsenzveranstaltung in weiten Teilen adäquat ersetzen und zeigt sogar einige Vorzüge. So können auch Medienvertreter teilnehmen, für die eine Anreise aus logistischen Gründen nicht in Frage kommt. Außerdem ist, abhängig vom gewählten Online-Dienst, die Zahl der Teilnehmer nicht begrenzt. Bei einer Aufzeichnung sind sie sogar zeitlich ungebunden.
Auch für das Unternehmen als Veranstalter kann sich die Web-Pressekonferenz als vorteilhaft präsentieren. Mit etwas Übung oder zumindest anfänglicher professioneller Unterstützung, zeichnet sie sich oft durch geringeren Aufwand und häufig sogar geringere Kosten aus.
Alles in allem lebt die Pressearbeit jedoch auch davon, dass es immer wieder gezielt „menschelt“. Wann immer sich die Gelegenheit bietet, einen Medienvertreter persönlich kennen zu lernen und zu treffen, mit ihm zu sprechen und auch sich auch jenseits des eigentlichen Themas auszutauschen, ist dies ein Gewinn für beide Seiten, auf den nicht verzichtet werden sollte.
