Als Unternehmer oder verantwortlicher Mitarbeiter in der Unternehmenskommunikation kennen Sie sie sicher zur Genüge, die zahllosen Spruchweisheiten rund um die verschiedenen Disziplinen der Außendarstellung: „Wer nicht wirbt, der stirbt“, „Man kann nicht nicht kommunizieren“, „Die Leute kaufen nicht, was sie wollen, bis man es ihnen anbietet“ und etliche weitere sind Ihnen sicherlich schon begegnet. Sie alle referieren letzten Endes auf eine Erkenntnis: Ohne eine geeignete Außendarstellung und ohne deren Einbindung in eine unternehmerische Kommunikationsstrategie ist heute kein Unternehmen dem wachsenden Konkurrenzdruck am Markt gewachsen.
Unternehmen wählen deshalb unterschiedliche Methoden, ihre Zielgruppe auf sich aufmerksam zu machen: klassische Werbung in zielgruppenrelevanten Medien, umfangreiche Marketingmaßnahmen, von der Präsentation des Unternehmens auf Messen, bis hin zur direkten Kundenansprache im Direktmarketing – ob strategisch geplant oder eher chaotisch spontan, Unternehmen, die nicht nach Aufmerksamkeit streben, haben mittelfristig kaum eine Chance, sich am Markt zu behaupten.
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit ist heute längst keine Geheimwissenschaft mehr. Trotzdem scheint es unverändert bei vielen Unternehmen, insbesondere kleinen und mittelständischen, deutliche Berührungsängste zu geben. Dies hat vornehmlich zwei nachvollziehbare Gründe: Zum einen sind immer noch viele Unternehmen dieser Kategorie nicht vom potentiellen Nutzen für das eigene Unternehmen überzeugt, zum anderen scheitern nicht wenige an der praktischen Umsetzung. Muster und Vorlagen für Pressemitteilungen sind eine Möglichkeit, der Problematik der praktischen Umsetzung zu begegnen und Pressearbeit erfolgreich, mit minimalem Aufwand zu nutzen.
Muster und Vorlagen – Nachmachen erlaubt
Wir haben mit unseren Beiträgen in der Vergangenheit immer wieder versucht, Sie davon zu überzeugen, dass die Zweifel am individuellen Nutzen der Pressearbeit in aller Regel unberechtigt sind und ganz im Gegenteil zur oft geäußerten Annahme, gerade kleine und mittelständische Unternehmen deutlich von Anstrengungen auf diesem Feld der Unternehmenskommunikation profitieren können.
Einige Aufgaben erfordern eine intensivere Auseinandersetzung mit den Grundlagen der Pressearbeit. Hier muss zwischen zwei Ebenen unterschieden werden: der inhaltlichen und der formalen.
Was es über Ihr Unternehmen und sein Angebot zu berichten gibt und wie Sie Ereignisse aufarbeiten oder gezielt erzeugen, um ihnen den Nachrichtenwert zu verschaffen, der für eine Meldung erforderlich ist, ist eine der schwierigeren Aufgaben der Pressearbeit. Hier bedarf es einiger Erfahrung und theoretischen Know-hows, vor allem aber eines gewissen Feingefühls und weiterführender Einblick in die eigene Zielgruppe.
Trotzdem gilt sowohl für die inhaltliche Eben als auch vor allen Dingen für die praktische Umsetzung der Pressearbeit, dass Sie sich nicht scheuen sollten, von den Erfahrungen anderer zu profitieren.
Themen aufzugreifen, mit denen andere Unternehmen, vielleicht sogar der Wettbewerb, es in die öffentliche Berichterstattung geschafft haben, ist eine nachvollziehbare und deshalb durchaus empfehlenswerte Technik. Diese Themen praktisch in einer Pressemitteilung umzusetzen ist ebenfalls keine Technik, die Sie sich aufwendig erarbeiten müssen. Es ist nicht erforderlich, dass Sie erkunden, welche äußere Form am besten geeignet ist, eine Pressemitteilung zu erstellen und welche Anforderungen Medienvertreter an eine solche stellen. Eine Muster Pressemitteilung basiert auf genau diesen Erkenntnissen. Ein solches Muster kann als Vorlage für Ihre Pressemitteilung genutzt werden. Es enthält sowohl die für eine Pressemitteilung obligatorischen Elemente, wie eine Überschrift, eine Sub-Headline, den Text der eigentlichen Meldung, die sogenannte Boilerplate mit wichtigen Informationen zum Unternehmen sowie wichtige Kontaktinformationen und die legalen Informationen zur Nutzung der Meldung und nach Möglichkeit angefügter Bilder zur Veröffentlichung. Dabei werden auch formale Aspekte der korrekten und für die Arbeit der Medienvertreter sinnvollen Textformatierung berücksichtigt: Zeilenabstände, Schriftformatierungen oder zum Beispiel ein ausreichender Rand, der bei ausgedruckten Pressemitteilungen von zumindest einigen Redakteuren für eigene Notizen genutzt wird.
Mit Hilfe einer solchen Muster-Pressemitteilung gelingt es Ihnen, ohne größeren Aufwand, die eigene Pressearbeit zu organisieren und Pressemitteilungen dauerhaft einheitlich, nach einem bewährten Muster zu erstellen.
Für Pressemitteilungen gilt dabei nicht die vielleicht naheliegende Vermutung, dass auch hier, wie in der Werbung und im Marketing, Individualität oder Originalität gefragt sein könnten. Eine Pressemitteilung muss optisch keine Aufmerksamkeit erregen. Sie erhöht ihre Chancen auf eine Veröffentlichung nicht durch eine extravagante Aufmachung oder einen unkonventionellen Stil. Das Gegenteil ist der Fall. So wie sich Zeitungen und andere Medien im Laufe ihrer Geschichte auf einen Stil, eine Aufmachung, bestimmte Formate und Strukturen festgelegt haben, die nicht von Ausgabe zu Ausgabe verändert werden, um etwa die Aufmerksamkeit der Leser zu wecken, so betrachten Medienvertreter Pressemitteilungen als Arbeitsmittel, das sich ihnen nach Möglichkeit auf den ersten Blick erschließt und keine tiefere Auseinandersetzung mit dem Wie und Warum erfordert.
Eine Muster-Pressemitteilung oder eine Vorlage zur Erstellung einer Pressemitteilung trägt dieser Hoffnung Rechnung. Sie liefert dem Redakteur oder Journalisten das, was er erwartet und benötigt, um seine Arbeit effizient zu gestalten. Im Gegenzug steigen für korrekt gestaltete Pressemitteilungen die Chancen auf Veröffentlichung deutlich. Bei der Vielzahl an täglich in Redaktionen eintreffenden Pressemitteilungen, muss davon ausgegangen werden, dass sich ein Redakteur überhaupt nur inhaltlich mit jenen auseinandersetzt, die sich ihm auf den ersten Blick erschließen.
Fazit
Die Pressemitteilung ist unverändert das Herzstück jeder Pressearbeit. Sie ist für beide Seiten, für Unternehmen und für Medienvertreter, das geeignete Werkzeug zur Übermittlung und Verarbeitung von Nachrichten aus dem Unternehmen. Dabei unterliegt dieses Werkzeug gewissermaßen einer Norm, die sich bewährt hat und inzwischen von Medienvertretern erwartet und vorausgesetzt wird. Kreativität ist in Fragen des Inhaltes gefragt, geht es um formale Kriterien, ist sie hingegen fehl am Platz. Eine Vorlage für Pressemitteilungen ist ein sinnvolles Hilfsmittel, das gerade Einsteigern in Fragen der unternehmerischen Pressearbeit Sicherheit vermitteln kann, vor Fehlern und Versäumnissen schützt und insgesamt den Arbeitsalltag erleichtert.
Richtig eingesetzt und wo möglich und nötig den eigenen Standards angepasst, ermöglicht eine Muster-Pressemitteilung mit überschaubarem Aufwand die Herausgabe von Pressemitteilungen in hoher Frequenz, was, neben dem konkreten Nachrichtenwert jeder einzelnen Meldung, zu messbaren Erfolgen der eigenen Anstrengungen beitragen kann.
