Presseverteiler – die Basis für Ihre Pressearbeit
sinnvoll erstellen, kontinuierlich pflegen, erfolgreich nutzen.
Der Presseverteiler ist der Motor Ihrer Kommunikationsarbeit. Ohne Ihre richtigen Medienkontakte ist Ihre Arbeit nichts wert. Um ihn erfolgreich zu nutzen und die bestmögliche Reichweite für Ihre Pressemitteilungen zu erreichen, muss er sinnvoll aufgebaut sein und kontinuierlich gepflegt werden. Wir zeigen Ihnen wie.
Die erste Frage lautet: Wie komme ich überhaupt zu einem guten Presseverteiler? Es gibt hierzu zwei Ansätze: Sie kaufen sich einen Presseverteiler über Zimpel bzw. einen anderen Mediendatenbank-Anbieter. Oder Sie kreieren sich einen eigenen Presseverteiler. Beides benötigt Zeit. Denn auch ein über Zimpel zusammengestellter Verteiler muss von Ihnen noch überarbeitet werden.
Wenn Sie selbst auf die Suche nach Ihren Medienkontakten gehen, ist als erste Anlaufstelle fachzeitungen.de. empfehlenswert. Dort finden Sie aus den Bereichen wie Lifestyle, Elektronik, Marketing oder in alphabetischer Reihenfolge alle Publikums- und Fachzeitschriften mit Kurzcharakteristika und Ansprechpartner. Damit haben Sie den Grundstock für Ihren Presseverteiler.
Aufbautipp 1: Ordnen Sie Ihren Presseverteiler nach Gattungen
Damit Sie nun Presseaussendungen passgenau verwirklichen können, sollten Sie Ihren Presseverteiler nicht alphabetisch ordnen, sondern nach Gattungen oder Erscheinungsweise der Medien.
• Nach Monats-, Wochen- und Online-Medien ordnen macht Sinn, wenn Sie saisonale PR betreiben und somit die Monatszeitschriften früher informieren müssen über Produkte als die Onlinemedien.
• Nach Tageszeitungen, Publikumsmedien oder Fachmedien ordnen macht Sinn, wenn Sie verschiedene Themenschwerpunkte haben, die nicht alle Medienvertreter ansprechen.
• Zusätzlich macht es Sinn, dass Sie ihn nach A-, B,- und C-Medien sortieren. Die Sortierung nach A-Medien kann auch durch farbige Markierungen erfolgen. So haben Sie Ihre Keyredaktionen immer im Blick.
Beispiel Bereich Wohnen/ Design:
Wohnmagazine + Frauenmagazine – noch unterteilt in 4x/ Jahr + 2-monatlich, monatlich, vierzehntägig+ wöchentlich, online), Männermagazine (Print + online), Fachmagazine Wohnen, Fachmagazine international, Publikumsmagazine international, Blogs. Und dann noch Ihre A-Kontakte für Telefonanrufe, Presseeinladungen etc..
Aufbautipp 2: Sie sollten immer wissen, wer für was in der Redaktion zuständig ist
Redaktionskontakte sind Ihr Kapital. Je besser Sie Redaktionen kennen, deren Zuständigkeitsbereiche, Abläufe und Themenbereiche, umso besser können Sie Ihre Presseaussendung auf diese Kontakte zuschneiden. Presseverteiler, in denen nur der Chefredakteur angegeben ist, machen keinen Sinn, auch info@ Mailadressen laufen meist ins Leere. Erfragen Sie unbedingt Ihren dedizierten Ansprechpartner inkl. Mailadresse.
Wenn Sie z.B. ein Unternehmen sind, das Sicherheitssoftware anbietet, sollten Sie wissen, wer für das Thema Software und noch spezifischer das Thema Security zuständig ist. Ein Anruf genügt und Sie erhalten den Ansprechpartner. Oft weiß bereits die Zentrale, wer Ihr Redaktionskontakt wäre. Sollte diese keinen dedizierten Telefonverteiler haben, lassen Sie sich mit der Redaktionsassistenz verbinden.
Vergessen Sie auch nicht relevante freie Journalisten in Ihren Presseverteiler aufzunehmen. Diese sind offen für Themen aus ihrem Wissensbereich, denn sie müssen den Redaktionen kontinuierlich gut recherchierten Content anbieten. Eine Datenbank mit freien Journalisten bietet z.B. der DJV. Auf dessen Onlineseite können Sie nach Themen, Tätigkeitsbereich sowie Medium und Ort suchen. Oder Sie suchen direkt auf http://www.freiejournalisten.info/.
Aufbautipp 3: Halten Sie Ihren Presseverteiler immer aktuell
Die Medienwelt wandelt sich schnell, neue Magazine kommen, alte Kontakte verlassen die Redaktionen. Abonnieren Sie sich daher unbedingt Newsletter z.B. von Kress, um Änderungen in den Redaktionen zu erfahren. Finden Sie bei Recherchen ein neues Magazin im Internet, verankern Sie sofort den Medienkontakt in Ihrem Verteiler.
Bei einer Ihrer nächsten Presseaussendung werden sich trotzdem Fehler einschleichen. Nehmen Sie sich die Zeit und erfragen bei der Redaktion, wieso das Mail an einen bestimmten Kontakt als Fehlermeldung zurückkam. Hat der Redakteur eine Abwesenheitsnotiz eingerichtet, erhalten Sie automatisch in dessen Mail den neuen Kontakt.
Aufbautipp 4: Behalten Sie den Überblick über Ihre Top-Kontakte
Lassen Sie nicht den organisatorischen Aspekt beim Netzwerken außer Acht. Ihre A-Medien sollten Sie immer im Blick haben. Legen Sie ein Bewertungsraster pro Kontakt an von 1 (mal getroffen, mal telefoniert) bis 4 (enger Kontakt, freut sich auf Anruf, Tipps etc.). Egal, wie Sie in Kontakt mit Ihren Top-Kandidaten treten, jeden Schritt sollten Sie in Ihrem Presseverteiler festhalten. So können Sie irgendwann auch Ihre Top 30 Kontakte kategorisieren und überdenken – neue hinzufügen, alte auf inaktiv stellen.
Aufbautipp 5: Auch Blogger gehören in Ihren Presseverteiler
Blogger gehören heutzutage genauso in Ihren Presseverteiler wie Redaktionskontakte. Um für Ihr Thema die passenden Blogger-Medien herauszufinden, machen Sie sich z.B. über das Blog Ranking von teads.tv (http://de.labs.teads.tv/top-blogs) auf die Suche oder geben Sie in der Google-Suche „Blog + Thema“ ein. Erstellen Sie für Bloggermedien einen extra Reiter in Ihrem Presseverteiler, da diese anders angesprochen werden wollen als die klassischen Medienvertreter.
Ein Presseverteiler entsteht nicht wahllos, sondern mit Strategie: indem Sie Ihre Top-Favoriten aus Ihren Medienkontakten filtern, in eine eigene Datenbank übertragen und bewerten. Nehmen Sie sich unbedingt die Zeit nach einer Presseaussendung, den Verteiler auf Aktualität zu prüfen, neue Kontakte hinzuzufügen und Magazine, die nicht mehr erscheinen, zu löschen.
Über den Autor:
Annabelle Meinhold ist Inhaberin der PR- & Text-Agentur Wörterladen, die Consumer-Marken und mittelständische Unternehmen im Bereich PR, Online Marketing & Social Media berät. Sie ist freie Autorin beim Ratgebermagazin PRPraxis und arbeitet als Texterin für diverse Full-Service-Agenturen. Als Gastautorin für den Blog liefert sie inspirierende Beiträge und wertvolle Tipps aus der Praxis http://www.woerterladen.de.
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